Hur bokför ni ett utlägg? T.ex. jag betalar på restaurang och andra swishar

En variant på fråga som kom till supporten idag:

Går följande att göra: t.ex om jag betalar för 10personer på en restaurang, och sedan swishar 9personer till mig, då vill jag ju kvitta ut dessa inkomster och utgifter emot varandra.

Som vanligt är de enklaste frågorna de klurigaste. Jag är därför lite nyfiken på hur du som använder Spirecta tänker. Jag tänker spontant att man kan göra på lite olika sätt beroende på hur man arbetar med Spirecta.

Som jag ser det finns det tre sätt att göra det på:

  1. Det bokföringstekniskt korrekta sättet - bokför utlägget som kompisarnas skuld som blir en tillgång i din balansräkning. Allt kommer att stämma.

  2. Det nästan korrekta sättet - bokför kompisarnas återbetalningar som återbetalningar (som om du fick pengarna tillbaka från restaurangen). Utgiftskontot blir rätt och saldot blir rätt, men du ser inte deras skuld som din tillgång i Balansräkningen.

  3. Det snabba sättet - bokför bara din del av restaurangbesöket. Ger rätt på utgiftskategorin, men ger fel saldo i balansräkningen och visar inte deras skuld som din tillgång.

En sammanställning av för- och nackdelar:

Sätt Fördelar Nackdelar
Bokföringskorrekta sättet Fullständigt korrekt + Visar ditt utlägg i Balansräkningen Kräver att man förstår tankesättet bakom.
Det nästan korrekta sättet Ger rätt på saldon och utgifts-konto, går snabbt och är hyfsat intuitivt. Visar ej kompisarnas skuld som din tillgång i Balansräkningen.
Det snabba sättet Snabbast, ger rätt på utgiftskontot Visar ej kompisarnas skuld som en tillgång och kommer ge fel saldo på bankkontot / kortet

Innan vi går in på hur de fungerar rent praktiskt så skulle jag nog spontant rekommendera sätt två. Det är en bra avvägning mellan de två andra alternativen. Dock är sätt 1 bra att fundera på utifrån ett förståelsemässigt perspektiv.

1. Det bokföringstekniskt korrekta sättet

Jag tänker att det korrekta sättet är att:

  1. Dela upp transaktionen i två delar.
  2. En del som är min del av notan.
  3. Den resterande delen är ju tillgång i form av en skuld som andra har till mig. Det vill säga ingen utgift utan ett lån jag ger andra.
  4. När jag får pengar swishade till mig så blir det inte inkomster utan amorteringar på den skulden som de andra har till mig.

Rent praktiskt i Spirecta skulle man kunna göra som följande. Man skapar en tillgång som heter “Utlånade pengar och utlägg”. När man lägger ut pengar för någon eller något som andra ska betala så bokför man mot det kontot.






Fördelen med det här sättet är att det är 100 procent korrekt. Något som en del av oss finner glädje i. Den andra stora fördelen med det här sättet är att man faktiskt i sin Balansräkning ser exakt hur mycket pengar som andra är skyldiga en.

2. Det nästan korrekta sättet

Det andra sättet att göra det på är att bokföra hela utgiften på i din restaurangbesöks-kategori och sedan bokföra kompisarnas återbetalningar som returer på det kontot.

Då kommer resultatet i din “Restaurang-kategori” bli rätt, men du kommer aldrig se det i Balansräkningen som en skuld. Dessutom kommer saldot på själva kontot bli korrekt.

3. Det snabba sättet

Det tredje och sista sättet är att bara importera din del av restaurangbesöket. Det vill säga om det var på 1 200 kr och din del var 400 kr, så ändrar du transaktionen och bara tar med din del. Sedan stryker du kompisarnas swish.

Det här är snabbast men ger minst koll. Det förutsätter nästan att du inte bryr dig om saldon på kontot (eller korrigerar dem manuellt i slutet av månaden). I princip är det här sättet bara relevant om man bara är intresserad av utgifterna och inte så mycket annat.

Så tänker jag hur tänker du?

Som du märker så finns det som vanligt inget 100 % rätt svar. Det beror lite på hur mycket energi man vill lägga på det och framförallt vad som är viktigt för en själv att mäta i sin privatekonomi.

wow, verkligen ett uttömmande svar och mycket nyttiga detaljer! Tänkte inte ens på att det kunde finnas så många alternativ! Tack! :slight_smile:

Jag tänker att det handlar om tid, swishar alla direkt? Då tycker jag alternativ ett är onödigt. Skulle skulden vara på länger tid så kanske det är smart för att hålla koll

Jag röstar på alternativ två, då kan du lätt se historiken i ditt kontoutdrag här på Spirecta och slutresultatet blir riktigt.

2 gillningar

För långt och orkar inte läsa? Mitt råd: Alternativ 2, enklast och snabbast :slight_smile:

Intressant tanke som jag själv också funderat en del över. För mig är det viktigast att det är enkelt och att jag inte behöver förlita mig på att jag själv måste komma ihåg något. På detta temat vill jag ge ett gott råd, vilket är att be alla som swishar till en själv att tydligt beskriva i meddelanderutan vad de swishar för!

När jag använde balansbladet var det enkelt. Jag betalde nästan aldrig för någon annan, enbart för att det var jobbigt att behöva komma ihåg att justera utgiftens belopp (till total utgift - deras skuld till mig) när jag fick tillbaka deras del av köpet, vilket skulle motsvara alternativ 3 här. Särskilt jobbigt blev det om jag gjorde köpet ena månaden och de betalde tillbaka efter ett månadsskifte eller om utlägget gällde flera personer.

Nu tänker jag att för att göra det enkelt använder jag återbetalningsfunktionen, dvs alternativ 2. Min uppfattning är att det är det enklaste sättet och går snabbare än de båda två andra. Jag behöver kolla i swish för att se vad jag betalde för och vad jag fick betalt för, lägga båda transaktionerna i samma utgiftskategori och då stämmer resultatet i kategorin automatiskt. Ska jag ta mig an alternativ 3 skulle jag istället för att bokföra utgiften och inkomsten till utgiftskategorin (och därmed vara klar) behöva leta upp utgiftstransaktionen, beräkna utgiftsbeloppet minus inkomstbeloppet, justera min utgift till det beloppet och därefter ta bort inkomsttransaktionen. Precis som beskrivet i föregående stycke blir det jobbigt om jag får tillbaka pengarna efter ett månadsskifte eller om det är flera personer som betalar tillbaka. Tänk då hur det blir om det är flera som ska betala tillbaka till mig och vissa betalar tillbaka innan ett månadsskifte medan andra efter månadsskiftet. Dessutom kräver det större hjärnverksamhet av mig, vilket jag vill vara resurssnål med.

Sen tänker jag i kanske lite mer filosofiska banor. Om jag bokför ett utlägg som att andra har en skuld till mig, blir det en tillgång för mig. Tillgångar är något jag vill ha mer av, helst så mycket som möjligt. Men gäller det alltid? Nja, det beror lite på, vad är tillgångens egenskaper? Några karaktärsdrag för utlägg är generellt att tillgångens värde inte kan förändras, det finns ingen möjlighet till avkastning/inkomst, beloppen är oftast små, ingen säkerhet finns, dess existens är oftast enbart muntligt överenskommen och bygger helt och hållet på en annan människas för mig okända intentioner och det bästa som kan hända är att jag någon gång får tillbaka mitt insatta kapital och då är tillgången upplöst. Låter det som en tillgång jag vill ha? Nej, det tycker jag inte, sån tillgång vill jag ha så lite av som möjligt. Detta är ytterligare ett skäl till att jag inte bokför den som en tillgång.

Detta blev långt. Kudos till dig som läst allt! Vore intressant att höra dina tankar! :slight_smile:

Jag håller helt med dig. Jag tycker att det är alldeles för många som inte tar hänsyn till energi-sidan av pengar. Det är ju en stor anledning till varför jag har fokuserat på “aktiva och passiva” inkomster OCH utgifter. För då får man den kopplingen åtminstone på någon nivå. Kul att fler tänker tanken slut också.

Sedan tror jag inte någon av oss har något principiellt mot tillgången “låna ut till andra” som kan klassificeras som “ränteplaceringar”. Men nära relationer utan en tydlig överenskommelse är ofta trist. Jag själv brukar dra gränsen vid skriven skuldsedel. Då förväntar jag mig pengarna tillbaka, alla andra lån får man nästan relatera till som gåvor tänker jag.

1 gillning

Nu har jag testat ett tag och tycker alternativ 1 är enkelt och det blir rätt.

  • Jag slipper fundera på varför transaktionerna på spirekta inte stämmer med kontoutdraget flera månader efter att det hände.

  • Jag slipper konstiga utgifter eller inkomster om jag gör “fel” och tar med de som mina utgifter. Tex inkomsten en månad blir för stor.

  • Det är enkelt att dela upp transaktionen, kunde varit ännu lättare med ett förval innan “edit”-knappen och importregler som tillåter uppdelning, minska antalet klick :wink:

  • Jag får tillfredsställelsen av att ha korrekta värden.

  • Det går att följa upp utlägg som inte betalas direkt, jag har handlat en hel del åt mina föräldrar under hösten. Vi reglerar det inte direkt och tillslut är det svårt att veta hur mycket det rör sig om. När deras gemensamma inkomst är 6 ggr högre än min tycker jag de kan betala alla deras kostnader.

  • Man bör ha flera konton, för denna typ av utlägg om man ofta betalar för andra. Tex bör jag ha ett separat för mina föräldrar, ett för jobbrelatearade utlägg och ett för övriga utlägg. Det skulle kunna kombineras med metod 2 för den sista kategorin utlägg. Men regler som har undantag är inte bra, det blir inte lätt och man måste lägga energi på att fundera om utlägget ska föras in enl metod 1 eller 2. Samt när man tittar tillbaka kan din resturangnota bli väldigt hög en månad, vilket inte stämmer med verkligheten.

Snyggt, bra jobbat och tack för feedbacken! :+1: