På dagens workshop kom det upp ett scenario kring en uppdelning av ekonomin som man översiktligt kan beskriva utifrån följande förutsättningar:
- Man har helt uppdelad ekonomi
- Man har inte något gemensamt konto
- Alla inkomster kommer till separata privata konton
- En person betalar majoriteten av de gemensamma utgifterna
- En gång per månad reglerar man skulden
- Partnern vill inte använda Spirecta och ej heller ge tillgång till kontot så att den andre kan bokföra
Om man skissar upp det så ser det ut ungefär som följer:
Frågan som dök upp på tillfället var, hur gör man det bäst i Spirecta. Framförallt hanteringen av överföringen från partnern till en själv för de gemensamma kostnaderna.
Som vanligt i Spirecta så stödjer verktyget alla lösningar, så det kluriga blir att själv välja vad som är viktigt för en att mäta och vilken arbetsinsats man är beredd att lägga på det. Nedan följer några varianter:
Bokföringstekniskt mest korrekta och mest logiska
Det som är mest rätt enligt bokföringsmässiga sättet att tänka - men som tar väldigt mycket tid (på gränsen att det inte blir värt jobbet) - är att att tänka på det i form av en fordring på sin partner. Det vill säga att när Anna betalar 2 000 kr på ICA för saker som ska fördelas 50 / 50 mellan henne och Martin, då uppstår de facto både en tillgång och en skuld.
-
Martin blir i betalningsögonblicket skyldig Anna 1 000 kr. Det är en skuld i hans ekonomi.
-
Anna har ju gjort ett utlägg och har därmed en fordran på Martin på 1 000 kr. Det är en tillgång i hennes ekonomi.
Skulle man bokfört detta korrekt så skulle Anna i Spirecta lagt upp en tillgång som heter “Fordran på Martin för gemensamma utgifter”. När hon sedan bokför inköpet på ICA, då skulle hon delat upp det i två delar:
-
1 000 kr som bokförs som t.ex. “Mat, livsmedel och liknande”
-
1 000 kr som bokförs som en ökning av fordran på Martin.
Rent praktiskt gör man som följer i importen en uppdelning av transaktionen i två delar (likt amortering). Den första delen bokförs som en utgift av Anna eftersom det är hennes del. Den andra bokförs som en “överföring till Fordran på Martin”.
Det som händer då i Spirecta är att fordran ökar med 1 000 SEK. Gör man så här på alla utgifter i månaden så kommer man i slutet väldigt snyggt och prydligt ha en sammanställning på hur mycket Martin är skyldig Anna och dessutom en lista på exakt hur de transaktionerna har uppstått.
Variation: om Martin betalar något gemensamt för Anna, så bokför man den kostnaden i Spirecta som en kostnad där pengarna tas från fordringen. Då minskar skulden till Anna utifrån Martins perspektiv.
När Martin sedan betalar skulden till Anna så bokför Anna det som en överföring från “Fordran på Martin” till sitt konto där Martins pengar kommit in. Det som då händer är att fordran på Martin minskar och saldot på kontot där pengarna kom in, ökar. Precis som det ska bli.
Fördelarna med att göra så här:
- Det blir 100 % korrekt, logiskt och lätt att följa
- Man får en sammanställning av fordringen och hur den har uppstått
- Det blir lätt att hålla koll på vem som är skyldig vem.
- Annas rapporter blir korrekta med rätt inkomster och utgifter
- Annas rapporter blir korrekta med rätt saldon
Den enda egentliga nackdelen är:
- Varje gemensam transaktion måste “delas upp” enligt ovan vilket är tidskrävande.
Man får själv välja om man tycker att ovanstående sätt är värt det. Men det är det bokföringsmässiga “facit”.
1 gillning
Det snabba och kanske tillräckligt goda sättet
Det andra sättet som inte blir bokföringsmässigt korrekt är att bokföra alla utgifterna på sig själv. Det vill säga att man gör ingen uppdelning av varje transaktion enligt exemplet ovan. När sedan Martin för över pengarna (som man räknar ut beloppet utanför Spirecta) så bokför man det som en separat inkomst (i en egen inkomstkategori, t.ex. “Martin”).
Fördelar
- Det är väldigt tidseffektivt och går snabbt då ingen detaljerad redovisning av varje gemensam transaktion behöver göras.
Nackdelar:
-
Beräkningen av hur mycket som ska föras över behöver göras utanför Spirecta
-
Rapporterna som visar t.ex. Annas utgifter kommer ju visa hennes och de gemensamma utgifterna på samma sätt som inkomsterna kommer vara hennes lön och Martins överföring.
Man får själv bedöma om man är okej med att rapporterna kommer att vara lite missvisande. För många är det här okej och gör så här.
Variation: det som en del gör för att minska effekten av de felaktiga siffrorna är att man har några gemensamma utgiftskategorier som man säger är 50/50. Det vill säga att allt som bokförs på “Mat, livsmedel och förbrukningsvaror” samt “Bensin” etc ska delas lika.
Då kan man med hjälp av Spirectas filter-funktion i rapporterna “separera” Annas del från de gemensamma genom att säga att till Spirecta - “summera alla mina privata utgifter och 50 % av dessa gemensamma kategorier.”
Sammanfattningsvis - Spirecta är tillräckligt kraftfullt för att du ska kunna göra precis som du vill, så det svåra är egentligen att bestämma sig hur du vill ha det, och förstå hur man gör det i Spirecta. 
2 gillningar
Avslutningsvis: ett tips i detta sammanhang är ju att skaffa sig ett separat kreditkort för gemensamma utgifter. Det kommer underlätta väldigt mycket då man enkelt kan säga att hälften av räkningen ska betalas av respektive part.
Då kan man egentligen båda betala direkt till kreditkortsbolaget (hälften var) och i Spirecta blir det också enkelt att härleda gemensamma kostnader, eller till och med halvera alla transaktionerna vid import.
1 gillning
